AN ALLES DENKEN – MIT SYSTEM
Mit der Softwarelösung haben alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf das Dokumentations- und Unterweisungssystem. Bild: © peshkova – Fotolia.com
Wie Wartungen/Instandsetzungen mithilfe der sam*-Gefährdungsbeurteilung nachweislich sicher und einfach gelingen, das erläutert ausführlich ein best practice-Artikel im Fachmagazin CHEMIE TECHNIK. Bei diesen mitunter sehr aufwändigen Arbeiten gilt es, bereits im Vorfeld alle eventuellen Gefährdungen zu erkennen und auszuschließen.
Damit alle Beteiligten auch wirklich „an alles denken“, ist eine konsequente Planung und Durchführung mit System gefragt. Der konkrete Praxisfall beschreibt, wie ein Unternehmen mit der Unterstützung der EHS-Software sam* sämtliche Maßnahmen und Abläufe plant, durchführt und revisionssicher protokoliert.
Welche Vorzüge bietet eine elektronische Gefährdungsbeurteilung (GBU) und wo liegen die Herausforderungen an ein professionelles Lösungssystem? Antworten darauf gibt ein Fachbeitrag im Magazin „SicherheitsExperte“ in der aktuellen Ausgabe 1/2016. Fazit: Durchdachte Funktionalität und leichte Bedienbarkeit müssen – wie bei der EHS-Software sam* – Hand in Hand gehen. Dann können Unternehmen von einer erhöhten Rechtssicherheit, Auswertungen und Reports in Echtzeit mit nur wenigen Klicks und einem zentralen Maßnahmenüberblick profitieren. Der Text im Wortlaut:
„Elektronisch gestützte Gefährdungsbeurteilung verbessert Durchführung und Dokumentation
Die betriebliche Gefährdungsbeurteilung (GBU) bedeutet eine immer wiederkehrende, vor allem organisatorische Herausforderung. Wie lässt sie sich effektiv und möglichst einfach durchführen sowie sicher protokollieren?
Viele Unternehmen arbeiten da noch immer eher umständlich mit zahlreichen Office-Dokumenten (Word, Excel usw.), entsprechend mühsam sind dabei Auswertung, Weiterbearbeitung und Nachverfolgung. Hier kann eine ausgereifte elektronische Lösung den Arbeitsalltag spürbar entlasten. Doch wirklich gute Werkzeuge sind Mangelware.
Seit über 15 Jahren gibt es bereits „Tools“, von denen einige schon wieder verschwunden sind. Auch muss unterschieden werden zwischen lediglich einer Einzelplatz-Variante und einem Multiuser-Mehrplatz-System mit durchdachter Systematik. Das größte Problem ist allerdings die Bedienbarkeit. Viele Lösungen mit immensem Funktionsumfang werben zwar mit „Konformität“ und mehr, sie sind aber schlicht zu kompliziert. So wird aus dem umfangreichen Multiuser-System unfreiwillig eine Einzelplatz-Version, da nur noch SiFa oder IT damit umgehen können oder wollen. Die Erfahrung zeigt, dass die Anwender dann wieder beim Althergebrachten landen – Unmengen an Office-Dokumenten in Datei- oder Papierform.
Elektronische Gefährdungsbeurteilungen – mit sam* individuell und auch mobil jederzeit durchführen und revisionssicher protokollieren.
Wichtig: Leichte Bedienbarkeit bei durchdachtem Funktionsumfang
Die ideale elektronische GBU muss daher durchdachten Funktionsumfang besitzen und von allen leicht zu bedienen sein. Schließlich ist auch die „Einbindung aller Mitarbeiter in die Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung“ deutlich erwünscht. Ausgereifte Systeme fördern diese aktive Einbeziehung durch die Möglichkeit der tätigkeits- und arbeitsplatzspezifischen Zuweisung, mit persönlicher Betriebsanweisung, entsprechenden Sicherheitsdatenblättern – aber insbesondere cleveren Feedbackschleifen.
So gelingt es, alle Mitarbeiter mit „Ihrer“ GBU zu versorgen, gleichzeitig werden alle Abläufe revisionssicher dokumentiert und bieten so einen zentralen Maßnahmenüberblick. Unternehmensweite Auswertungen und Reports stehen dann mit wenigen Klicks in Echtzeit zur Verfügung. In der Königsklasse befinden sich die Systeme, bei denen die GBU als ein Modul innerhalb eines ganzen Arbeitsschutzmanagement-Systems angeboten wird und die zudem mobile App-Lösungen anbieten, beispielsweise für GBUs direkt vor Ort etwa in der Produktion oder an externen Standorten.
Elektronische Lösungen können Unternehmen darin unterstützen, ihre umfangreichen Aufgaben im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit leichter und rechtssicherer zu meistern [Übrigens, das Lösungssystem sam* kann von Unternehmen umfassend und kostenfrei im Rahmen eines Piloten getestet werden. Klicken Sie einfach auf den Link]. Dies sehen zunehmend auch die Berufsgenossenschaften so. Bei der GBU wünschen sie sich grundsätzlich eine intensive Einbindung der Führungskräfte und Mitarbeiter in den Prozess der Erstellung und Aktualisierung. Allerdings ist dieses im Arbeitsalltag nicht zuletzt zeitlich bedingt häufig leider anders. Nicht selten erstellt daher die SiFa (manchmal einsam ohne Dialog) die GBU plus Betriebsanweisungen und bereitet Dokumente vor, welche intern dann verteilt werden. Üblicherweise sollte zumindest dann eine Diskussion mit anschließender Freigabe oder Abnahme entstehen, doch auch das ist nicht immer der Fall. Ein dialogbasiertes System bietet daher auch für diesen Wunsch enorme Vorteile.“
EHS-Software sam* verhilft nun auch „Uncle Sam“ zu optimaler Compliance
Die münsterländische Softwareschmiede secova eröffnet eine neue Gesellschaft in den USA. Standort und amerikanisches Hauptquartier ist Chicago im Bundesstaat Illinois. Damit geht der Anbieter der führenden EHS- Software sam* aktiv den Schritt über den „großen Teich“. Auslöser waren dabei u.a. der Wunsch global operierender Kunden nach einer Repräsentanz im Land, aber vor allen Dingen auch das zunehmende Interesse amerikanischer und internationaler Unternehmen an dem professionellen Lösungssystem sam*.
Mit sam* lassen sich die täglichen Aufgaben von Unternehmen im Bereich Compliance, Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit einfacher und effizienter managen.
Von der Gefährdungsbeurteilung über Gefahrstoff- und Risikomanagement bis hin zu einer optimalen Unterweisung aller Beschäftigten. Allen Mitarbeitern können individuell die für sie jeweils wichtigen Informationen direkt zugewiesen werden. Sämtliche Schritte werden dabei revisionssicher dokumentiert. Eingebaute Wirksamkeitskontrollen überprüfen, ob auch wirklich alles wichtige verstanden wurde. Die Vorteile sind höhere Rechtssicherheit, effektivere Wissensvermittlung und geringerer Organisationsaufwand. Dabei ist sam* so einfach zu bedienen wie ein Bankautomat.
Die browserbasierte Software beinhaltet verschiedene Funktionsmodule, die je nach betrieblichem Bedarf ausgewählt werden und nahtlos ineinandergreifen. Eigene Inhalte können jederzeit hinzugefügt werden, es stehen aber etwa im Unterweisungsmodul bereits über 250 redaktionell ausgearbeitete Themen bereit – zunehmend in US-amerikanischer Version. sam* erfüllt die verschiedenen OSHA- und ISO-Anforderungen und eignet sich daher ideal als normkonformes Werkzeug, speziell auch für zertifizierte Unternehmen mit integriertem Managementsystem und hohem Anspruch.
Dan Romain – General Manager secova USA Inc.
Die secova USA, Inc. wird geführt von Joe Renz (Managing Director / CEO) und Dan Romain (General Manager).
Zu den Themen „Eine lückenlose Dokumentation erhöht die Rechtssicherheit“ und „Effektives Wissensmanagement“ sind jetzt gleich zwei „best practice“-Berichte über den Einsatz von sam* in unterschiedlichen Fachzeitschriften veröffentlicht worden. In der Ausgabe 41/2014 der „MM MaschinenMarkt“ wird aufgezeigt, wie die datenbankgestützte und browserbasierte Software dazu beiträgt, die Übersichtlichkeit zu erhöhen und Unfallzahlen zu reduzieren. Die qualitativ einheitliche Sicherung des Wissensstands der Mitarbeiter durch ein elektronisches Dokumentationssystem stellt die „Verfahrenstechnik“ in ihrem Beitrag in Ausgabe 12/2014 in den Vordergrund.
Die Verarbeitung von hochreinem Aluminium erfordert genau unterwiesene Mitarbeiter – Foto: Hydro
Die konkreten Praxisbeispiele beziehen sich auf die Metall verarbeitende „Hydro Aluminium Rolled Products (Hydro)“ und die „Mondi Gronau GmbH“, ein Produzent von Verpackungsfolien. Beide Unternehmen unterstützt sam* dabei, in ihrem Alltagsgeschäft den Organisationsaufwand zu vereinfachen und den Informationsstand der Mitarbeiter auf qualitativ einheitlich hohem Niveau zu sichern. 90 Prozent aller Unfälle sind auf menschliches Fehlverhalten zurückzuführen – gegenüber konventionellen und oft uneinheitlichen (Gruppen-)Schulungen verfügt die elektronische Lösung sam* über eine effektive Wirksamkeitskontrolle. So ist jederzeit nachweisbar, dass alles Wichtige auch wirklich verstanden wurde – gleichermaßen bedeutsam für die persönliche wie die rechtliche Sicherheit.
Hier geht es zu den Fachartikeln:
MaschinenMarkt: Standardisierung von Prozessen erhöht die Rechtssicherheit
Verfahrenstechnik: Effektives Wissensmanagement