Wie Unternehmen mit der passenden EHS-Software von secova alle gesetzlichen Richtlinien im Blick behalten können
„Der Teufel steckt im Detail“ – mit dieser Überschrift weist die „Arbeitsschutz Aktuell“ in ihrem News-Beitrag auf die täglichen potentiellen Gefahren bei der Arbeit. Unternehmen sehen sich mit zunehmenden Aufgaben und Pflichten konfrontiert, zu denen nun auch noch die Corona Pandemie beigetragen hat. Doch wie diese Herausforderungen mit dem EHS-Lösungssystem sam® leichter gemeistert werden können, das vermittelt der Fachartikel in knapper Form.
Wie hilft mir die Arbeitsschutz Software, ohne großen Zeitaufwand alles im Blick zu behalten? Welche Richtlinien, Regeländerungen und neuen Bestimmungen muss ich beachten? Wie erhalten meine Mitarbeitenden jederzeit und praktisch an jedem Ort alle für sie relevanten Informationen? Der Fachartikel der „Arbeitsschutz Aktuell“ zeigt dazu kompakt die passenden Antworten und Lösungen auf, die sam® bereitstellt. Denn mit seinen einzelnen, sich ergänzenden und miteinander kombinierbaren Funktionsmodulen bietet die Software hier die ideale Unterstützung.
Perfektes Doppel: sam® Qualifikationsmatrix und Unterweisungssystem
Neben den Modulen rund um den Arbeitsschutz stellt der Bericht auch die neu hinzugekommene sam® Qualifikationsmatrix für das Wissensmanagement vor. Was wissen und können meine Beschäftigten und welche passenden Schulungs- oder Qualifizierungsmaßnahmen benötigen sie? Dieses Modul zeigt Unternehmen das gesamte Potenzial ihrer Belegschaft, aber auch gegebenenfalls entsprechende Lücken oder Verbesserungsmöglichkeiten auf – und ist damit der perfekte Partner für das sam® Unterweisungssystem.
Erstmalig vorgestellt haben wir die Qualifikationsmatrix auf der vergangenen „A+A 2021“ – der weltweiten Leitmesse für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, die alle zwei Jahre im Herbst in Düsseldorf stattfindet. Auch 2023 wird secova hier wieder mit großem Messestand und seinem Team vertreten sein. Aber bereits in diesem Herbst, genauer vom 18.-20. Oktober 2022, werden wir die aktuellsten Neu- und Weiterentwicklungen rund um sam® auf der Fachmesse „Arbeitsschutz Aktuell“ in Stuttgart präsentieren. Sie finden uns in Halle 1, Stand I1.051 – wir freuen uns auf Ihren Besuch (für Freikarten bitte hier kontaktieren)!
„In den allermeisten Fällen erhalten Kunden auf ihre Anfrage innerhalb eines Tages eine Erstantwort!“ – Diesem hohen Anspruch täglich gerecht zu werden, das ist das Ziel unseres Service-Teams bei secova. Ganz gleich ob schriftlich, telefonisch oder per Chat: Auf jegliche Form der Kontaktaufnahme reagieren wir so schnell wie möglich. Was wir nicht umgehend beantworten oder lösen können, weist unser Service-Team direkt per Ticketsystem der jeweils zuständigen Person bei secova zu. Als „Neuzugang“ dieses Teams ist nun Thomas Di Toro Mammarella mit an Bord.
Mit seinem ganzen Namen klingt Thomas eher wie ein italienischer Stürmerstar. Doch nicht „Spieler“, sondern „Trainer“ ist die passendere Bezeichnung für seine bisherige berufliche Vita. Als solcher sorgte er bei Tourismus- und Pharma-Unternehmen dafür, dass die Beschäftigten dort im Bereich IT fit und nicht „wie Flasche leer“ wurden. Als Servicekoordinator trägt er bei secova nun zur weiteren Prozessoptimierung bei. Dazu zählen Helpcenter-Artikel und weitere Online Services, aber auch die Zusammenfassung ähnlich gelagerter Tickets gehört zu seinen Aufgaben.
Thomas war schon immer „IT-lastig“ unterwegs. Als Vater von Drillingen kommt ihm dies nicht nur beim gelegentlichen gemeinsamen „Zocken“ von PC-Spielen zugute. Seinen privaten Ausgleich sucht er dagegen eher in der Natur beim Wandern mit Frau und Hund oder hält sich mit Kanupaddeln und Mountainbiken in Form. Dann hat er nicht „fertig“, sondern wieder genug Power, um den Service bei secova noch besser zu machen.
Thomas, herzlich willkommen im Team secova!
Kennen Sie schon alle Möglichkeiten, auch Ihre zahlreichen Aufgaben und Pflichten im Bereich Arbeitsschutz mit sam® leichter zu meistern? Neben dem EHS-Basissystem für elektronische Überweisungen bieten zahlreiche, sich perfekt ergänzende Funktionsmodule die ideale Unterstützung. Von der Gefährdungsbeurteilung über Fremdfirmen-, Vorfall-, Gesundheits-, Gefahrstoff- und Instandhaltungs-Management bis hin zu Compliance-, Ideen-, Umfrage- und Dokumenten-Management – hier finden sich die auch für Sie genau passenden Bausteine. Und mit der sam® EHS-Manager App haben Sie auch mobil immer alles im Blick. Sie möchten mehr erfahren oder haben spezielle Fragen? Dann nehmen Sie doch direkt Kontakt mit uns auf, unser Service-Team freut sich!
Diesen Korb haben sich die Mitarbeitenden des Entsorgungs- und Wirtschaftsbetriebs Landau i.d. Pfalz (EWL) „verdient“: Für eine Abschlussquote von 99% aller zugewiesenen Unterweisungen bis zum Jahresende hatte ihnen ihr Vorstand frische Obstkörbe als Belohnung versprochen. Und die Belegschaft hat geliefert – noch vor dem Jahresende 2020 waren sämtliche 2.982 Unterweisungen abgearbeitet und damit perfekte 100% geschafft!
Bereits in 2018 konnte der EWL überdurchschnittliche Ergebnisse bei seinen Schulungen vorweisen. Als „Motivationsschub“ hatte das Unternehmen dann erstmals für das Unterweisungsjahr 2019 die Obstkörbe in Aussicht gestellt. Und siehe da, zum Jahresende hatten die Mitarbeitenden insgesamt 99% ihrer Unterweisungen in sam® absolviert – eine Steigerung schien kaum möglich. Doch die EWLer legten 2020 tatsächlich noch einen drauf und erledigten fristgerecht komplett alle ihnen zugewiesenen Schulungsthemen.
„Das ist eine Spitzenleistung!“ lobte die Vorstandschaft Bernhard Eck und Falk Pfersdorf ihr Team und bedankt sich ausdrücklich für deren Engagement. Das Resultat ist umso bemerkenswerter, da rund die Hälfte der Mitarbeitenden nicht über einen ständigen Zugang zu einem Rechner verfügt, was die Abarbeitung erschwert. Die fruchtige Belohnung ist somit mehr als verdient und darf auch schon als Ansporn für dieses Jahr gelten. Erstmals kann auf den Hinweis verzichten werden, dass in sam® keine Unterweisungen vom aktuellen Jahr ins Folgejahr mitgenommen werden können: „Herrlich, Sie haben alle gemacht – bitte machen Sie auch in 2021 weiter so!“ lautet entsprechend der Wunsch der Unternehmensspitze.
Obstkörbe als Motivation, aber leichte Bedienbarkeit von sam® entscheidend
Lag das tolle Ergebnis nur an den Obstkörben? Viel entscheidender für die 100%-Quote dürfte sein, dass das Erledigen der zugewiesenen Unterweisungen mit sam® ganz einfach ist. Denn das elektronische Lösungssystem von secova ist so leicht zu bedienen wie ein Geldautomat. Und das gilt übrigens auch für alle anderen Funktionsmodule dieser EHS-Software für das professionelle Compliance-Management. Da das System browserbasiert ist, können Mitarbeitende ihre Unterweisungen praktisch überall erledigen.
Obstkörbe zur Belohnung als zusätzlicher Motivationsschub ist sicherlich eine tolle Idee. Neben dem Ansporn zur vollständigen Erledigung der zugewiesenen Schulungen wird zudem die wichtige Eigenverantwortung der Beschäftigten auf gesunde Art unterstützt. Apropos Gesundheit: Neben den über 250 bereits im System hinterlegten Unterweisungsthemen bietet sam® seinen Anwendern zusätzlich verschiedene Schnupperthemen an. Dazu zählen beispielsweise „Gesunde Ernährung“ oder „Bewegung – fit im Arbeitsalltag“, aber auch Aktuelles wie gegenwärtig „Atemschutz FFP2 – Richtiger Umgang während der Pandemie“. So können sich Mitarbeitende optional auch da ganz einfach und effektiv fortbilden.
Der EWL sieht sich mit sam® auf jeden Fall bestens aufgestellt und verspricht erneut: „Selbstverständlich halten wir wieder unser Wort: Wenn wir in 2021 erneut über 99% der zugewiesenen Unterweisungen hinkriegen, kommen die Obstkörbe….“
Der TÜV Thüringen hat in einem Zertifizierungsverfahren die Prozessqualität und Normkonformität der sam®-Gefährdungsbeurteilung (GBU) von secova untersucht. Dabei konnte er das Auditziel – die „Wirksamkeit des Prozesses zur Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen“ – feststellen und daher im Anschluß die erfolgreiche TÜV-Zertifizierung bescheinigen. „Das überprüfte Managementsystem,“ so der TÜV zusammenfassend, „wird entsprechend der zugrunde liegenden Normenforderungen als vollständig wirksam bewertet.“
Wie läuft der Entwicklungsprozess bei dem sam®-Funktionsmodul „Gefährdungsbeurteilung“ genau ab? Habe ich mit dieser elektronischen Lösung ein geeignetes Werkzeug in der Hand für eine allen gesetzlichen Forderungen entsprechende, normkonforme GBU-Erstellung? – So lauten die Kernfragen, denen die TÜV-Prüfer bei ihrer Untersuchung nachgegangen sind. Das Ergebnis des Audits: Die sam®-GBU hat die TÜV-Zertifizierung ohne jeglichen Mangel absolviert!
Die Überprüfung der einzelnen Schritte und Abläufe hat keinerlei Abweichungen (weder kritische noch nicht-kritische) ergeben. Dafür heben die Auditoren gleich mehrere positive Aspekte hervor. Dazu zählen ein „hoher Reifegrad des gewachsenen Managementsystems“und die „beispielhafte Arbeitsumgebung und Organisationsstrukturen“. Gelobt werden auch die „vollständig digitalisierten, papierlosen Prozessabläufe“ und dass der „Kernprozess Entwicklung basierend auf professionellem Projektmanagement“ abläuft.
Was ist der Anlass für die TÜV-Zertifizierung der GBU und was bedeutet sie für sam®-Nutzer? Im Rahmen seines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses aktualisiert und erweitert secova regelmäßig sein modulares EHS-Lösungssystem sam®. Auch die sam®-GBU (wie alle weiteren sam®-Funktionsmodule) ist ja kein fertiges Produkt, sondern ein in der Entwicklung fortlaufender Prozess. Dieser Prozess liefert als Ergebnis dann in Intervallen entsprechende Anpassungen der einzelnen Module – die dann in die regelmäßigen sam®-Updates einfließen.
sam®-GBU integriert gesetzliche Grundlagen
Gegenwärtig rollt secova „das neue sam®“ aus mit frischem, noch übersichtlicherem Design, weiter optimierten Funktionen und allerneuster Software-Architektur. Die „neue“ sam®-GBU enthält dann zwei weitere Hauptfeatures: So integriert secova nun die gesetzlichen Grundlagen verschiedener Aspekte der Gefährdungsbeurteilung in das GBU-Modul – als PDF oder Direkt-Verlinkung zur Quelle. Dazu zählen die
- Leitlinie Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation
- Leitlinie zur Betriebssicherheitsverordnung LV35
- Busgeldkatalog zur Betriebssicherheitsverordnung LV 62
Die ausgelieferten Normen, Verordnungen, etc. werden zudem bei relevanten Änderungen aktualisiert. Der GBU-Admin kann dann entscheiden, ob die Änderungen für seinen Betrieb übernommen und neu betrachtet werden müssen.
Diese Features ziehen diverse kleine Verbesserungen mit sich. Dazu zählen:
- Vererbung von Vorlagen an Arbeitsmitteln
- Schreibschutz für Gefährdungsfaktoren
- Managementtool zur Verwaltung aktueller und vergangener Revisionen von Gefährdungsfaktoren
Vor dem Hintergrund dieser umfangreichen Erweiterungen lies sich secova nun vom TÜV Thüringen prüfen und abschließend bescheinigen: Der Prozess, den ein Kunde bei der Erstellung einer GBU mit sam* verfolgt, bedient die gesetzlichen Anforderungen an eine GBU. Für die TÜV-Zertifizierung untersucht wurden Entwicklungsplanung und Prozessablauf, die einzelnen Prozessphasen (etwa Überprüfungen und Freigabeschritte), die Kommunikationsstruktur sowie die Dokumentation.